Privacyverklaring

In verband met onze dienstverlening verwerken wij van de volgende categorieën personen (hierna: ‘Betrokkenen’) persoonsgegevens:

• Websitebezoekers: bezoekers van de Website;
• Accounthouders: bezoekers van de Website die een account aanmaken;
• Social mediagebruikers: personen die interactie hebben met onze socialmedia-accounts;
• Klanten: contactpersonen van (potentiële en voormalige) klanten;
• Leveranciers: contactpersonen van (potentiële en voormalige) leveranciers en partners;
• Andere personen: contactpersonen van bijvoorbeeld autoriteiten.

Voor het verwerken van de persoonsgegevens van bovenstaande Betrokkenen is Simian verwerkingsverantwoordelijke.

In de context van onze dienstverlening verwerken wij op verschillende manieren persoonsgegevens. Wij hebben onze verwerkingsactiviteiten als volgt gecategoriseerd:

• Interactie via onze Website en social media;
• Het beheren van accounts;
• Leveren van diensten of producten aan klanten;
• Afnemen van diensten of producten van onze leveranciers;
• Naleven van wet- en regelgeving.

Hieronder leggen we deze verwerkingsactiviteiten verder uit.

Wij verkrijgen persoonsgegevens op de volgende manieren:

a. Door jou verstrekt. We verkrijgen informatie die je actief met ons deelt, bijvoorbeeld wanneer je een account aanmaakt of ons belt.

b. Van derden. We verkrijgen ook informatie van derden, zoals je werkgever als die contact met ons zoekt.

c. Intern verkregen. Wij verkrijgen bepaalde informatie wanneer jij onze Website bezoekt.

3.1 Geen verplichte verstrekking

Houd er rekening mee dat jij in principe niet verplicht bent om je persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Echter, het weigeren om bepaalde gegevens te verstrekken kan nadelige gevolgen hebben voor, bijvoorbeeld, het uitvoeren van een overeenkomst met ons.

3.2 Geautomatiseerde besluitvorming

Bij ons worden geen beslissingen over je genomen die volledig automatisch door een computer worden gemaakt, zonder tussenkomst van een medewerker. Wij gebruiken je gegevens dus niet om zonder menselijke controle bijvoorbeeld een profiel van je op te stellen waarop automatisch een besluit wordt gebaseerd.

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4.1 Website en social media

In verband met de Website verwerken wij persoonsgegevens van websitebezoekers. Dit omvat het volgende:

Verwerkingsdoeleinden

1. Het tonen, onderhouden en verbeteren van onze Website;
2. Contact onderhouden met Websitebezoekers en social mediagebruikers.
3. Het verbeteren van de kwaliteit van onze service.

Wij maken gebruik van cookies waarbij persoonsgegevens worden verwerkt.

4.2 Accounthouders

Websitebezoekers kunnen een account aanmaken zonder dat zij een bestelling plaatsen. Dit omvat het volgende:

Verwerkingsdoeleinden

1. Het aanmaken van een account op onze Website;
2. Het verzamelen van accountgegevens voor ons Ordermanagementsysteem.
3. Het verwerken van mogelijke bestellingen die gekoppeld zijn aan een account.

4.3 Klanten

We verwerken de gegevens van (contactpersonen van) klanten voor de volgende doeleinden:

Verwerkingsdoeleinden

1. Het bestellen en leveren van onze producten;
2. Facturatie, het verwerken van betalingen, en administratie;
3. Contact onderhouden met (potentiële) klanten;
4. Het aangaan van een overeenkomst met (contactpersonen van) klanten;
5. Het versturen van onze nieuwsbrief* of andere marketingberichten:
6. Het behandelen van klachten en geschillen, het vaststellen, uitoefenen en verdedigen van onze rechten en plichten, het onderzoeken, instellen of verdedigen van juridische vorderingen.
7. Het verbeteren van de kwaliteit van onze service.

*Als je geen nieuwsbrief van ons wil ontvangen, dan kan jij je in elke nieuwsbrief uitschrijven.

4.4 Leveranciers en andere partners

We verwerken de gegevens van (contactpersonen van) leveranciers en/of andere partners voor de volgende doeleinden:

Verwerkingsdoeleinden

1. Het ontvangen van diensten en/of producten van leveranciers en/of het samenwerken met andere partners;
2. Facturatie, het verwerken van betalingen, en administratie;
3. Contact onderhouden met (potentiële) leveranciers of andere partners;
4. Het aangaan van een overeenkomst met leveranciers of andere partners;

4.5 Naleving van wet- en regelgeving

We verwerken persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving. Dit omvat het volgende:

Verwerkingsdoeleinden

1. Voldoen aan administratie-, archiverings- en auditverplichtingen;
2. Voldoen aan belastingverplichtingen;
3. Voldoen aan verzoeken van bevoegde overheidsinstanties en derden;
4. Voldoen aan privacyverzoeken krachtens de AVG.

We verwerken persoonsgegevens alleen als wij hiervoor een wettelijke basis op grond van de AVG hebben. In het kader van het leveren van onze diensten en/of producten, het afnemen van diensten en/of producten, het onderhouden van de Website en het voldoen aan wettelijke verplichtingen verwerken wij je persoonsgegevens op grond van:

• De uitvoering van een overeenkomst. Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om de overeenkomst uit te voeren en diensten of producten te leveren of af te nemen of anderszins samen te werken. Je naam kan bijvoorbeeld op facturen of offertes staan.
• Een verplichting krachtens wet- en regelgeving. Het verwerken van persoonsgegevens is noodzakelijk om te kunnen voldoen aan een verplichting krachtens wet- en regelgeving. We bewaren bijvoorbeeld een kopie van verzonden en ontvangen facturen om te voldoen aan belastingwetgeving.
• Gerechtvaardigd belang. Voorbeelden van onze gerechtvaardigde belangen waarvoor wij je persoonsgegevens kunnen verwerken:
  • Het onderhouden van onze Website;
  • Voor de vaststelling, de uitoefening of de onderbouwing van een rechtsvordering;
  • Het voorkomen en/of onderzoeken van, en nemen van maatregelen bij fraude;
  • Het voldoen aan verzoeken van bevoegde overheidsinstellingen of derden;
  • In het kader van een (mogelijke) bedrijfsherstructurering, (des)investering, fusie en/of acquisitie;
  • Het beveiligen van de eigendommen en beschermen van onze belangen, onze werknemers en/of derden;
  • Het verbeteren van de kwaliteit van onze service;
  • Om andere onder paragraaf 4 benoemde verwerkingsdoeleinden na te streven.
• (Uitdrukkelijke) toestemming. In sommige gevallen baseren we het verwerken van je persoonsgegevens op je (uitdrukkelijke) toestemming. We doen dat momenteel alleen voor het plaatsen van cookies.

Het beschermen van persoonsgegevens is erg belangrijk voor ons. Daarom hebben wij technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de persoonsgegevens die we verwerken te beschermen en te beveiligen, om schendingen van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Zo worden de wachtwoorden van accounts automatisch gehasht. Wij beschikken over intern beleid dat beschrijft hoe we persoonsgegevens passend beveiligen.

Indien wij gebruik maken van (sub-)verwerkers, verplichten wij deze om een passend beveiligingsniveau te waarborgen door middel van technische en organisatorische maatregelen.

Voor de beveiliging van gegevens tijdens de overdracht maakt onze website gebruik van een versleutelde HTTPS-verbinding. Wanneer de URL in de adresbalk van je browser begint met ‘https://’ in plaats van ‘http://’, weet je dat je je in een beveiligde omgeving bevindt. De ‘s’ staat voor ‘secure’. In deze beveiligde omgeving wordt al je informatie versleuteld naar onze server verzonden.

Wij delen je persoonsgegevens alleen met derden als:

• dit noodzakelijk is om bijvoorbeeld gebruik te kunnen maken van een dienst, zoals een van onze IT-dienstverleners of DHL, of om een derde partij in te schakelen, zoals een accountant. Derde partijen krijgen in principe alleen toegang tot de persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is. Zij mogen deze gegevens niet voor eigen doeleinden verwerken; of
• wij verplicht zijn om je persoonsgegevens met een derde te delen, bijvoorbeeld bij een rechtmatig verzoek van een bevoegde overheidsinstantie of andere derde.

We kunnen informatie over jou op een need-to-knowbasis delen met de hieronder vermelde personen en partijen. Dit houdt in dat de toegang tot jouw persoonsgegevens beperkt is tot wat absoluut noodzakelijk is voor het beoogde verwerkingsdoel:

• Geautoriseerde personen, in dienst bij of ingeschakeld door Simian, die betrokken zijn bij de verwerking van de persoonsgegevens. Bijvoorbeeld op het gebied van verkoop, inkoop, productie, facturatie, IT, boekhouding en communicatie.
• Bevoegde personen, in dienst van of ingeschakeld door onze leveranciers, die betrokken zijn bij de verwerking van de persoonsgegevens (bijv. IT-dienstverleners, betaaldienstverleners en accountants).
• Geautoriseerde personen in dienst bij of ingeschakeld door overheidsinstellingen, zoals de Belastingdienst, rechtbanken, politie en toezichthouders.

In het kader van onze dienstverlening is het mogelijk dat wij persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Een overzicht van de EER-landen vind je hier. We kunnen persoonsgegevens bijvoorbeeld delen met onze partners en dienstverleners gevestigd in de Verenigde Staten. In het geval dat de gegevens buiten de EER worden verwerkt, is de doorgifte gelegitimeerd op de hieronder beschreven manier.

Doorgifte buiten de EER. De doorgifte van persoonsgegevens aan een derde partij buiten de EER kan in de eerste plaats worden gelegitimeerd op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waarin wordt besloten dat het betreffende (deel binnen het) derde land een passend niveau van gegevensbescherming waarborgt. Hier kan je een overzicht vinden van de adequaatheidsbesluiten die zijn genomen (alleen in het Engels).

Als persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER waarvoor geen adequaatheidsbesluit is genomen of waarvoor het EU-U.S. Data Privacy Framework niet geldt, spreken we met de betreffende partij af dat de relevante module van de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming van toepassing is. Dit zijn standaardcontractbepalingen voor de bescherming van persoonsgegevens die door de Europese Commissie zijn vastgesteld. Waar nodig worden extra waarborgen genomen.

Je kan contact met ons opnemen als je aanvullende informatie wilt over de manier waarop wij de doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER legitimeren. Onze contactgegevens staan vermeld onderaan deze Privacyverklaring.

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor we ze verwerken. Er kunnen echter uitzonderingen gelden op de algemene bewaartermijnen:

• Kortere bewaartermijn. Als je bepaalde privacyrechten uitoefent, is het mogelijk dat wij (een deel van) je persoonsgegevens eerder verwijderen.
• Langere bewaartermijn. In bepaalde situaties verwerken wij je persoonsgegevens voor een langere periode. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer we persoonsgegevens langer moeten verwerken vanwege:
  • Bewaarplichten. Om te voldoen aan een minimale bewaartermijn of andere wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn op basis van EU-wetgeving of de Nederlandse wetgeving.
  • Procedures. Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn in verband met een (mogelijke) juridische procedure.
  • Vrijheid van meningsuiting. Wanneer verdere verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is om het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie uit te oefenen.
  • Ook kunnen we je persoonsgegevens langer bewaren als je daarvoor je uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven.

Als je meer wil weten over hoe lang we (persoons)gegevens verwerken en waarom, kan je contact met ons opnemen. Onze contactgegevens staan onderaan deze Privacyverklaring.

Op basis van de AVG heb je verschillende privacyrechten. In hoeverre je deze rechten kunt uitoefenen, hangt af van de omstandigheden van de verwerking, zoals de manier waarop we je persoonsgegevens verwerken en de rechtsgrondslag voor de verwerking. Hieronder vind je een samenvatting van de relevante privacyrechten onder de AVG.

We beantwoorden alle verzoeken zonder onnodige vertraging. Als we vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken meer dan een maand nodig hebben voor een volledige reactie, informeren we je hierover. Houd er bovendien rekening mee dat we om aanvullende informatie kunnen vragen om jouw identiteit te bevestigen voordat we op je verzoek reageren.

10.1 Toepasselijke privacyrechten

Met betrekking tot onze verwerking van je persoonsgegevens zijn de onderstaande privacyrechten van toepassing:

• Recht op inzage. Dit betreft het recht om inzage te vragen in jouw persoonsgegevens. Hierdoor kun je informatie verkrijgen over de gegevens die wij over jou verwerken. We geven je ook meer informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens, zoals de doeleinden waarvoor we de gegevens verwerken, waar we ze vandaan hebben en met wie we ze delen.
• Recht op rectificatie. Dit betreft het recht om rectificatie aan te vragen van de gegevens die wij over jou bewaren. Hierdoor kun je onvolledige of onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing. Dit betreft het recht om te vragen jouw gegevens te wissen. Hierdoor kun je ons vragen persoonsgegevens te verwijderen wanneer: (i) de gegevens niet langer nodig zijn, (ii) je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking, (iii) de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt, (iv) de gegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten worden gewist of (v) de gegevens zijn verzameld in verband met het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij. We hoeven dergelijke verzoeken echter niet in alle gevallen in te willigen.
• Recht op bezwaar. Dit betreft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens wanneer we ons beroepen op ons gerechtvaardigde belang als verwerkingsgrond (zie paragraaf 5). We zullen de verwerking staken en gestaakt houden, tenzij we dwingende legitieme gronden voor de verwerking hebben die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of die bijvoorbeeld verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering. Als dit het geval is, informeren wij je over onze dwingende belangen en de gemaakte belangenafweging.
• Recht op beperking. Het recht op beperking van de verwerking houdt in dat wij op jouw verzoek persoonsgegevens blijven opslaan, maar er in principe niets meer mee mogen doen. Kortom, je kunt dit recht uitoefenen wanneer wij geen wettelijke grondslag (meer) hebben voor de verwerking van je gegevens of wanneer deze ter discussie staat.
• Geautomatiseerde besluitvorming. Dit betreft het recht om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en dat aanzienlijke gevolgen voor je heeft. In dit verband informeren wij je dat wij bij de verwerking van jouw gegevens geen gebruikmaken van geautomatiseerde besluitvorming.
• Recht om toestemming in te trekken. Je kunt jouw toestemming voor een specifieke verwerkingsactiviteit op elk moment intrekken. Het intrekken van je toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking op jouw toestemming was gebaseerd.
• Recht op het indienen van een klacht. Dit betreft het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit. Wij stellen het zeer op prijs als je problemen eerst met ons bespreekt voordat je contact opneemt met de toezichthoudende autoriteit. Daarom verzoeken wij je om eerst contact met ons op te nemen via de contactgegevens in paragraaf 11.

10.2 Hoe kan je jouw privacyrechten uitoefenen?

Je kunt jouw privacyrechten kosteloos uitoefenen via de onderstaande contactgegevens. Als je verzoeken duidelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege het herhaaldelijke karakter ervan, hebben we het recht om een redelijke vergoeding in rekening te brengen of te weigeren aan je verzoek te voldoen.

10.3 Verificatie van identiteit

We kunnen je om specifieke informatie vragen om jouw identiteit te bevestigen voordat we je privacyverzoek verder behandelen.

10.4 Reactie

We reageren zo snel mogelijk en in principe binnen één maand na ontvangst op je verzoek. Als we meer tijd nodig hebben, laten we je dat weten.

Als we je verzoek weigeren, informeren we je hierover en vermelden we de redenen voor de weigering, voor zover dit volgens de toepasselijke wet- en regelgeving is toegestaan.

Als je gebruik wilt maken van de hierboven beschreven rechten of vragen of opmerkingen hebt over de manier waarop wij bij Simian jouw persoonsgegevens verwerken, kun je per post of e-mail contact met ons opnemen:

Simian B.V.
Madepolderweg 7A
9608 PX Westerbroek
Nederland
E-mail: [email protected]